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Les entreprises modernes vivent une révolution en matière d’aménagement de leurs locaux. L’enjeu est à la fois d’optimiser une surface souvent moins importante, de favoriser le travail collaboratif et devenir plus agiles. Pour les aider à concevoir un cadre répondant à ces exigences et propice au bien-être des salariés, les fabricants de meubles comme Connection proposent des solutions design et modulaires.

Place au flex office pour la mobilité et l’amélioration de la communication

Contraintes de repenser leur organisation, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter le flex office. Depuis longtemps, le bureau individuel a disparu, et la place attitrée a suivi le même chemin. Désormais, besoin de mobilité oblige, la table, la chaise personnelle et l’ordinateur fixe n’existent plus.

Dans ces zones, les collaborateurs s’installent au gré de leurs envies et des disponibilités. Grâce à la connectique intégrée aux meubles, il leur suffit de connecter leur ordinateur portable à n’importe quel écran, et peuvent se connecter à Internet grâce au wifi. L’objectif de cet agencement est :

• d’encourager le dialogue,
• de fluidifier la circulation de l’information en interne, y compris avec l’équipe d’encadrement, tout en réduisant la superficie des locaux, ce qui est source d’économies substantielles.

Les rangements aussi perdent en taille grâce au « zéro papier » et deviennent polyvalents. Leur dessus fait parfois office de table de travail et ils servent à délimiter les différentes zones, facilitant le changement de configuration en fonction des activités du moment.

Pour passer un appel, réaliser une interview, conduire des réunions en petit groupe à l’abri du bruit et des va-et-vient, ou se concentrer sur une tâche délicate, des « cabines » sont prévues. Complément Déco, spécialiste du mobilier de bureau, propose les alcôves Tryst et Hive de Connection, qui ont l’avantage du confort, de la connectivité et de la performance acoustique.

Le confort inspiré de l’habitat pour favoriser le bien-être

Si l’efficacité est indispensable, le confort devient essentiel. Avec la suppression progressive des frontières entre les sphères professionnelle et privée, les salariés veulent un environnement agréable et cosy, comme à la maison.

Pour les dirigeants, ces nouvelles attentes représentent une contrainte supplémentaire, car du bien-être au travail des employés dépendent leur motivation et leur efficacité individuelle, déterminante pour la performance collective. Au-delà de la productivité, tout projet d’aménagement doit aujourd’hui viser l’attractivité de l’entreprise et la fidélisation de son personnel.

En conséquence, au sein des bureaux contemporains apparaissent des zones de détente à l’ambiance lounge, où confort et convivialité sont les maîtres mots. C’est pourquoi Connection s’est inspiré des codes de l’habitat pour concevoir du design scandinave. Des fauteuils moelleux des gammes Hygge et Dixi au très confortable canapé Mortimer, les entreprises ont le choix pour offrir à leurs salariés un cadre favorisant leur bien-être.

D’autres installations idéales pour les échanges informels et nouer ou renforcer les liens complètent les salons. On retrouve ainsi la cuisine ouverte pouvant être équipée des tabourets hauts des gammes Emma ou Retro de Connection, la salle de jeux, la bibliothèque, la salle de sports et même la terrasse…

Parce que chaque entreprise a ses propres valeurs, ses souhaits et contraintes, il lui faut construire un modèle spécifique. Les spécialistes du mobilier tels que Complément Déco leur fournissent un accompagnement sur mesure pour imaginer et réaliser un aménagement à la hauteur de leurs attentes.

Avec les bouleversements qui se produisent dans le monde du travail, dans la plupart des locaux professionnels, l’heure n’est plus aux bureaux individuels, ni même à la place attitrée. Si ce système flexible s’accompagne de contraintes, avec un aménagement bien pensé, les entreprises parviennent à construire un espace collaboratif répondant à ses besoins et à ceux des collaborateurs. Pour les accompagner dans leur quête d’agilité et d’efficacité, des concepteurs de mobilier comme Connection leur proposent des solutions modulaires à la fois design, pratiques et confortables.

Les nouvelles contraintes apportées par le flex office

Pour gagner en agilité et en efficacité, les entreprises revoient leur organisation. Le télétravail monte en puissance et même l’agencement a totalement changé. Les bureaux flexibles s’imposent progressivement dans le paysage français. Chaque matin, en arrivant, les salariés choisissent l’endroit où ils vont s’installer pour la journée ou seulement pour une heure ou deux en fonction des tâches qu’ils prévoient. Comme il est impossible de personnaliser son desk dans ce type de schéma, des « casiers » sont prévus pour stocker les affaires personnelles.

Pour autant, cette organisation ne présente pas uniquement des avantages. Certains managers déplorent par exemple le fait de devoir organiser toute rencontre, même un simple débriefing « à la volée ». Les collaborateurs, quant à eux, ont encore du mal à gérer la proximité de leur supérieur hiérarchique, qui n’est plus isolé dans son propre box.

Mais surtout, il y a un nouveau rapport à l’espace à gérer :

1. D’une part, la neutralité des postes de travail peut être perçue comme froide et impersonnelle.
2. D’autre part, beaucoup d’employés ont tendance à s’asseoir au même endroit, parce qu’il offre une vue agréable sur l’extérieur, ou parce qu’il est plus isolé. Il arrive également que des clans se forment, remettant en cause la liberté de choix des places.

Quand flexibilité est synonyme de bien-être

Pour compenser ses inconvénients, dans le flex office, l’espace est aménagé en différentes zones adaptées aux activités de la journée :

• travail individuel ou collaboratif ;
• formation ;
• détente.

Pour un brainstorming, pour un groupe de projet, ou pour s’isoler en petit comité sur un dossier délicat, Complément Déco, spécialiste du mobilier de bureau design, propose les alcôves conçues par Connection. Connectées, offrant une excellente isolation phonique, les modules Tryst, Hive ou Rooms créent des espaces de concentration, de rencontre, de convivialité et d’échanges, et représentent l’alternative idéale aux grandes salles de réunion traditionnelles.

Lorsqu’il s’agit d’organiser des formations, les produits des gammes Platforms/Platforms Additions et Tier se prêtent parfaitement à l’exercice, s’apparentant à des « gradins » entièrement modulables en fonction des dimensions de l’endroit et du nombre de participants.

Et pour favoriser les échanges informels et le bien-être des salariés, devenu un enjeu majeur pour les dirigeants, les espaces de détente se multiplient. Les locaux se dotent d’une immense cuisine ouverte, d’une salle de jeux ou de sports, d’une bibliothèque, et même d’une terrasse, d’un potager… sans oublier le salon lounge. Pour habiller cet espace, les canapés Check, Mortimer ou les fauteuils Dixi ou Hygge Rocking de Connection allient confort et style avec leurs couleurs soutenues qui contrastent joliment avec les lignes épurées des tables basses Mortimer, Rollie, Check, Flow ou Dixi.

Il reste que lorsque toutes les installations sont disponibles sur place, les salariés ont tendance à s’éterniser sur un lieu censé être réservé au travail. Au final, le risque est que cette nouvelle organisation ne contribue pas seulement à effacer un peu plus les frontières entre sphères privée et professionnelle, mais qu’elle accentue le déséquilibre au détriment de la vie de chaque employé hors des murs de l’entreprise.

La transformation numérique des entreprises et la démocratisation du travail collaboratif et du télétravail modifient leurs exigences en matière d’aménagement d’espace, les bureaux traditionnels n’étant plus adaptés. À l’intérieur des locaux comme en dehors, les DRH doivent proposer aux salariés des installations en phase avec leurs besoins.

Les enjeux de la qualité de l’espace de travail

De nombreuses études mettent en évidence le lien direct entre la qualité de l’espace de travail et la motivation du personnel ainsi que leur efficacité et leur niveau d’engagement. Pour réduire l’absentéisme, attirer de nouveaux talents et optimiser leurs performances, les entreprises accordent une importance accrue au cadre dans lequel évoluent leurs collaborateurs.

Un autre défi est l’arrivée sur le marché des Millenials, qui contraint différentes générations à cohabiter, quand bien même elles ont des aspirations et un rapport à la hiérarchie différents. « L’effet start-up » auprès des étudiants, notamment, ne doit pas être négligé. Le fabricant de mobilier de bureaux Connection a bien compris cette problématique et a développé le concept « AgilWorkSpace » : l’entreprise est une entité où les individus prennent possession de tous les espaces, le mobilier s’adapte donc à toutes les situations, détente, réunions formelles / informelles, formation et accueil.

Pour faciliter la transformation culturelle, les dirigeants impliquent les employés dans la co-construction d’un modèle plus pertinent. Ils sont également de plus en plus nombreux à se faire accompagner par un expert de l’organisation des espaces de travail qui traduit leur changement d’organisation et de mode de management. L’agence ComplémentDéco s’appuie sur un réseau de distributeurs spécialisés dans le domaine de Space planning, travaux et ameublement des bureaux d’aujourd’hui et demain.

Les tendances en matière d’aménagement des espaces de travail

Dans de grands groupes, chaque individu a son quartier de rattachement, mais peut travailler sur un site différent, voire recourir au télétravail selon ses besoins du moment. Toutes les sociétés ne peuvent évidemment pas offrir une telle souplesse.

Néanmoins, le flex office gagne du terrain dans tous les secteurs d’activité. Il répond aux exigences de mobilité et de collaboration accrue dans un monde où le travail est devenu imprévisible. L’agencement devient dynamique grâce à du mobilier connecté et mobile qui permet de changer de configuration selon l’activité. La gamme Platforms de chez Connection propose des configurations diverses qui permettent de se retrouver pour des moments de détente ou participer confortablement à une formation.

Outre l’espace de travail proprement dit, les locaux se dotent de plusieurs services annexes propices à la détente, au bien-être, à l’établissement ou au renforcement des liens interpersonnels et à la créativité. La cuisine ou la cafétéria reste incontournable, et côtoie désormais la salle de sport, la salle de jeux, sans oublier le salon lounge pour décompresser. Les fauteuils LEO et CHECK, ainsi que les canapés des gammes HORIZON de Connection offrent le confort et le style attendu.

Afin d’aider les entreprises à définir le modèle qui leur convient, des spécialistes mettent à leur disposition une sorte de labo où tester des aménagements et des mobiliers.

Multiplication des centres de coworking pour favoriser le télétravail

Pour les indépendants et les entreprises qui autorisent le télétravail, les centres de coworking se multiplient. Comme les bureaux des entreprises, ils proposent des locaux et des équipements modernes et de grande qualité qui permettent aux utilisateurs de se sentir à l’aise et de travailler efficacement. Les meubles design, robustes et modulables conçus par Connection et distribués par ComplémentDéco sont parfaits pour les cafés coworking, les espaces de co-meeting et les téléconférences.

Ce type de solution séduit de plus en plus de DRH, même si pour certains, le coût représente parfois un frein. En moyenne, une journée revient à 25 euros hors frais annexes dans la région parisienne et à 18 euros ailleurs.

Toutefois, en considérant le budget immobilier global, la formule présente un intérêt certain si elle s’accompagne d’un déménagement du siège pour des locaux moins spacieux, et que le télétravail permet aux salariés d’économiser le temps de déplacement domicile-bureau, contribuant à la QVT, même hors du siège. Enfin, les espaces de coworking offrent aux salariés des opportunités de rencontres avec des freelances et des start-ups, et par la suite,de les transformer en potentiels ambassadeurs des nouvelles pratiques collaboratives.