Le flex office gagne en popularité auprès des dirigeants qui cherchent à rendre leur organisation plus agile, à fluidifier la communication et favoriser la collaboration entre les salariés, et à améliorer leur bien-être. Pourtant, les sujets d’inquiétude ne manquent pas pour ces derniers : inadéquation du modèle avec le leur, crainte de ne pas trouver de place lorsqu’ils arrivent au bureau, etc. Voici quelques règles essentielles à respecter pour adopter ce mode d’organisation avec succès.
Analyser les besoins des collaborateurs
Déterminer la pertinence du flex office et le mettre en place requièrent une analyse de l’utilisation des espaces et des habitudes des salariés. Il faut également tenir compte des fonctions qui, pour des raisons de confidentialité, ne peuvent se déplacer à loisir à l’intérieur de ces zones communes.
Puisque les places ne sont plus attitrées ni personnalisables, des casiers individuels doivent être mis à disposition des collaborateurs pour accueillir leurs effets personnels, même un casque de moto. À clé, à carte ou à code, ils incitent au clean desk.
Connection, professionnel du mobilier innovant et design, a justement développé sa gamme de produits en tenant compte de ces nouvelles contraintes.
Impliquer tous les niveaux hiérarchiques
Il est difficile de trouver du premier coup l’aménagement parfait. Aussi une phase pilote est conseillée pour laisser aux collaborateurs le temps de tester une configuration et exprimer leur ressenti et leurs recommandations.
Généralement, il faut une année pour concevoir et déployer le dispositif et donner suffisamment du recul aux utilisateurs. Les impliquer depuis le début du processus de co-construction de la nouvelle construction est un moyen de connaître leurs attentes et leurs craintes et d’obtenir leur adhésion au projet.
Tout comme la pleine participation des collaborateurs est requise, les managers doivent se plier aux mêmes règles. Cela signifie que les N+1 et N+2 ne peuvent se prévaloir de leur statut pour revendiquer des bureaux en propre. Ils doivent ainsi s’approprier la démarche et ajuster leurs manières de gérer leurs équipes dans ce nouvel environnement.
Plus généralement, passer à ce type d’organisation implique de modifier jusqu’à la façon de travailler, notamment en développant le télétravail.
Soigner les espaces collaboratifs
Même si les entreprises qui basculent vers le flex office veulent faire primer le collectif, il arrive fréquemment que les individus aient besoin de s’isoler pour se concentrer sur un dossier délicat, pour mener un entretien en tête-à-tête, pour un brainstorming en petit comité, etc. À cet effet, les modules simples ou doubles de la gamme Cubbi ainsi que les alcôves face à face Tryst de Connection, avec leurs excellentes performances acoustiques, représentent une alternative idéale aux salles de réunions traditionnelles.
Les coins réservés à la détente et aux échanges informels sont également devenus indispensables, entre la cafétéria ou le coin cuisine, la bibliothèque ou la salle de repos. Dans la gamme Horizon de Connection, des canapés design et confortables contribuent à simplifier l’optimisation de l’espace.
Proposer tous les outils de connectivité
Pour permettre aux collaborateurs de se déplacer à travers les locaux en toute liberté, l’entreprise doit se doter d’ordinateurs et de téléphones portables, et pouvoir accéder au Wifi, quel que soit l’endroit où ils se trouvent dans le bâtiment. Exit les appareils fixes et les câbles réseau qui traversent les pièces de part en part.
La majorités des gammes de Coworking Connection (ROOMS / TRYST / Hive / Cubbi et Platforms), sont équipés d’une connectique complète (prises électriques et USB) et universelle facilement accessible pour que les travailleurs puissent se rebrancher en un tournemain à n’importe quel poste. Grâce à leur modularité, ces desks permettent de créer rapidement différentes configurations pour s’adapter aux exigences de chaque situation ou activité.