Les transformations des bureaux imposées par le Covid

Transformation des bureaux

Pour les entreprises qui accueillent leurs salariés dans les bureaux, à temps plein ou partiel, adapter l’environnement de travail représente un enjeu majeur. S’il reste difficile de définir précisément l’impact de la pandémie sur l’organisation, certains changements sont incontournables. Complément Déco, avec Connection, spécialiste du mobilier de bureau design et modulable, accompagnent les entreprises dans la transformation physique de leurs locaux.

Les bureaux restent indispensables malgré les évolutions des modes de travail

Depuis quelques années, on assiste à une multiplication des environnements de travail : le bureau, le domicile, les « tiers-lieux » comme les centres de coworking. La pandémie du Covid19 a accentué cette tendance avec la généralisation du télétravail.

Pour autant, certains employés doivent toujours se rendre dans les locaux de l’entreprise, quotidiennement ou de façon ponctuelle. Ceux-ci doivent par conséquent se réinventer afin d’offrir une expérience différenciante. Cette évolution forcée est d’autant plus cruciale que beaucoup de personnes ont souffert des inconvénients de travailler à la maison :

  • inadéquation des lieux,
  • manque d’ergonomie, mais aussi isolement,
  • délitement du sentiment d’appartenance à un groupe,
  • anxiété
  • etc.

Les réunions virtuelles ont montré combien les échanges informels dans les bureaux sont efficaces pour faire émerger des idées, favoriser la collaboration et consolider les liens.

Plus que jamais, les bureaux doivent mettre en exergue leur capacité à doper la créativité et stimuler l’intelligence collective afin d’accélérer l’innovation.

La question sanitaire est la priorité des entreprises

Le premier impératif des dirigeants est de garantir la sécurité sanitaire de leurs collaborateurs, même peu nombreux. Cela implique de mettre en place des règles d’hygiène, des protocoles de nettoyage et des signalétiques facilitant la circulation. Mais la réorganisation de l’espace s’impose également.

Plusieurs actions concrètes sont nécessaires :

  • la réduction de la densité des occupants,
  • installer des barrières de protection les moins gênantes possible pour ne pas nuire à la collaboration et la fluidité des échanges,
  • le réagencement des postes de travail afin de respecter la distanciation sociale.

Dans cet esprit, Connection propose les alcôves Cubbi, tendances en matière de mobilier d’entreprise dans les espaces ouverts. Pouvant être positionnées dos à dos ou en étoile selon la surface disponible, elles sont peu encombrantes et protègent avec style tout en offrant une intimité visuelle et acoustique aux utilisateurs. Déclinables en différents coloris sobres et élégants pour s’harmoniser avec le reste de la décoration, sans panneaux inesthétiques, elles peuvent être livrées avec ou sans banquette et avec des modules d’alimentation et ports USB intégrés.

Alcôve de travail

Le mobilier facilite la transformation des bureaux

Le choix de mobilier modulable est recommandé pour faciliter l’aménagement de bureaux. Il rend également l’organisation plus flexible face à la menace de changements importants comme des difficultés économiques ou une aggravation de la situation sanitaire. D’ailleurs, le flex office ne devrait pas disparaître. Ce système de postes de travail non attribués à partager répond toujours aux attentes des salariés, pour qui la mobilité est essentielle.

Chez Connection, la gamme Nomad en est un parfait exemple. Ses canapés à une, deux ou trois places avec ou sans contour latéral et dossier, ainsi que ses unités multimédias et ses tables sont entièrement mobiles grâce à leurs roulettes. La configuration est donc libre en fonction de l’espace et des activités (brainstorming, travail en mode projet, formation).

En parallèle, les matériaux antimicrobiens ou faciles à nettoyer gagnent en popularité afin que chacun se sente en sécurité et adopte rapidement les gestes de propreté. C’est ce qu’a fait Connection en privilégiant les matériaux à l’entretien facile : le métal, le polypropylène et les tissus enduits des cabines connectées Cubbi.

Les nouvelles technologies améliorent la sécurité et le bien-être des télétravailleurs

Enfin, les nouvelles technologies ont un rôle clé à jouer. Certaines entreprises dotent leurs postes de travail de capteurs d’utilisation qui les renseignent sur le taux d’occupation et améliorent la gestion des opérations de désinfection et de nettoyage. D’autres misent sur les dispositifs à commande vocale ou gestuelle pour limiter les contacts sur les poignées de porte, les interrupteurs, etc.

Elles sont également indispensables pour les télétravailleurs, ainsi les entreprises doivent assurer le bien-être des collaborateurs concernés par ce mode d’organisation. Ces derniers s’étaient majoritairement plaints pendant le premier confinement du manque d’équipement et d’ergonomie, ou encore des problèmes de connexion. Aujourd’hui, leurs employeurs doivent leur recommander de bonnes pratiques, les doter des outils nécessaires et surtout les aider à s’aménager un espace ergonomique

À ce propos, Connection a développé une gamme complète de solutions adaptées aux employés évoluant en télétravail, de façon à ce qu’ils puissent créer un coin travail fonctionnel à domicile. Les sièges et chaises de travail Compito, Gravity et Korus s’invitent désormais dans les habitations, après avoir connu un franc succès dans les locaux professionnels. Et à travers le concept Resimercial, regroupant des sièges souples, des chaises et des tables au design authentique, Connection propose d’agrémenter le décor résidentiel en y apportant une touche fonctionnelle orientée « intérieur commercial ».

L’objectif n’est pas seulement de leur permettre d’accomplir leurs tâches dans les meilleures conditions, mais aussi de rester en contact virtuel avec leurs collègues. Car préserver les liens interpersonnels contribue à accroitre la motivation individuelle, ainsi qu’à maintenir l’engagement et l’esprit d’équipe, piliers de la performance collective.

L’indispensable réaménagement des bureaux imposé par la crise sanitaire

Réaménagement de bureaux et crise covid

Crise sanitaire oblige, de nombreuses entreprises privilégient le télétravail pour une partie ou l’ensemble de leur personnel lorsque leur métier le permet. Pour les autres, les règles de distanciation sociale imposent un réaménagement durable. Complément Déco accompagne ses partenaires dans leurs projets de transformation de locaux grâce aux nombreux produits de chez Connection qui permettent isolement et distanciation .

L’impact de l’essor du télétravail sur l’organisation des entreprises

Même si le confinement est levé, certains salariés n’ont pas repris le chemin du bureau et ne le reprendront sans doute pas avant longtemps, voire pas du tout pour certains d’entre eux. En effet, après avoir expérimenté le télétravail de force, employés et employeurs y trouvent des avantages. Ce mode d’organisation évite en effet la promiscuité des transports en commun et à l’intérieur des locaux.

À moins de se doter d’une voiture ou d’un autre moyen de locomotion personnel et en attendant la mise en place d’une politique d’urbanisme adaptée, rester à la maison est le meilleur moyen de limiter les contacts sur le trajet. Encore faut-il, pour ces télétravailleurs, repenser leur intérieur afin de se créer un véritable espace professionnel propice à la concentration : il doit être bien séparé du reste de leur logement, lumineux, insonorisé, confortable et correctement équipé.

En revanche, dans les bureaux, il est plus facile de changer l’organisation spatiale afin d’assurer la sécurité des collaborateurs sans nuire à leur efficacité et à leur bien-être.

Un réaménagement des locaux professionnel s’impose

Lorsqu’il est établi que le nombre d’employés présents en permanence sur le site sera durablement réduit, certaines entreprises déménagent afin d’économiser sur le loyer. D’autres optent pour une mutualisation des espaces ou restent dans les mêmes lieux, mais l’adaptent.

Toutes doivent tenir compte des recommandations du Ministère du Travail en matière d’aménagement de bureaux. Ainsi, aussi bien à son poste que dans les espaces communs (couloirs, cafétéria, etc.), un minimum de 4 m² par personne est exigé et les open spaces ne peuvent accueillir plus de 25 individus sur 100 m².

Pour s’y conformer, le top management et les DRH doivent définir le meilleur schéma à adopter. Ils peuvent à cet effet se fier à l’expérience de Connection, spécialiste de la conception de mobilier professionnel design. La gamme de solutions flexibles qui leur est proposée devrait répondre à leurs attentes, car ces dernières permettent d’aménager et d’optimiser les espaces de la façon la plus intelligente possible.

Les modules autonomes munis de panneaux insonorisés de la gamme SoloScape donnent entre autres la possibilité de créer un ensemble de postes de travail semi-privés aux configurations variables, mais avec un encombrement au sol limité.

Pour de plus longues périodes de concentration ou une journée de travail en solo, les cabines Cubbi sont idéales grâce à leur performance acoustique. De plus, elles disposent de toute la connectique nécessaire pour que chaque utilisateur puisse brancher ses appareils et se connecter et peuvent être tapissées de tissus vinyles faciles à nettoyer.

Les autres critères essentiels pour une hygiène irréprochable dans les bureaux

Lors du choix du mobilier, les matériaux deviennent un critère d’importance. Dans le contexte sanitaire actuel, les surfaces doivent permettre un nettoyage facile pour se débarrasser rapidement des éventuelles sources d’infection. Le plan de travail blanc ou en chêne des unités Cubbi répond parfaitement à ce critère. Pour leur conception, des matériaux robustes, esthétiques et faciles d’entretien ont été utilisés. Du bois léger comme le chêne, dont le nettoyage quotidien s’avère aisé, compose notamment la surface de travail.

C’est également le cas des chaises de bureau à roulettes de la gamme Compito, dotées d’un dossier avec un revêtement en résille – un design qui fait partie des tendances en matière de mobilier de bureau– ainsi que d’une assise en nylon sur laquelle se place un coussin amovible, donc facilement lavable.

Pour les formations, les chaises Loop avec leur support de tablette sont tout aussi simples à nettoyer, étant constituées de polypropylène renforcé de fibre de verre coloré.

La question de l’aération se pose également. Les climatisations étant souvent accusées de favoriser le transport d’agents pathogènes, il peut s’avérer judicieux d’améliorer le système de ventilation, par exemple avec des plans de circulation optimisés et la pose de portes automatiques.

Enfin, une sensibilisation du personnel concernant les règles d’hygiène, ainsi que le respect des gestes barrières et de distanciation sociale est indispensable. C’est seulement à ces conditions que la sécurité optimale de tout un chacun face à la maladie peut être assurée.