Pour aider les entreprises à relever le défi de la gestion de leurs espaces collaboratifs et améliorer le bien-être des collaborateurs, CoWork.io mise sur le digital. Un éventail de solutions facilite la gestion de l’espace et des équipements, permettant aux salariés de s’investir pleinement dans leur activité, dans un cadre qui répond à leurs attentes. Complément Déco, spécialiste du mobilier de bureau, contribue à la transformation de l’environnement avec les solutions modulaires de Connection.
L’analyse des usages à la base de tout projet de transformation
Pour cette start-up, il n’existe pas de modèle unique d’aménagement de bureaux adapté à toutes les sociétés. Tout changement doit passer par l’analyse des données concernant les usages et les attentes des employés afin d’identifier les forces et faiblesses d’une organisation. Quelques aspects sont essentiels :
- les déplacements des personnes,
- l’utilisation effective des machines (imprimante),
- le taux d’occupation des salles de réunion et autres espaces partagés.
Ces informations permettent de détecter des équipements ou des espaces sous-exploités parce qu’ils sont situés à un endroit difficile d’accès ou ne répondent pas aux besoins des collaborateurs par exemple. L’objectif de cette étude approfondie est d’établir un profil exhaustif et précis du fonctionnement actuel et de s’en servir comme base pour concevoir un bureau intelligent au service de l’humain dans lequel le mobilier de coworking joue un rôle primordial.
Le rôle clé du mobilier dans la création d’un environnement stimulant
Après l’audit, place à la transformation sur le principe du bureau flexible en tenant compte des habitudes des personnes. Sur le plateau ouvert, les postes individuels ne sont plus attitrés, chacun branche son laptop à un des écrans disponibles en arrivant et se connecte à internet en wifi.
Pour s’isoler pendant quelques temps afin de traiter un dossier sensible ou passer un appel, des boxes sont à disposition. C’est la mission des cloisons modulables, dotées d’une excellente performance phonique, des gammes Cubbi, Hive, Rooms et Tryst de Connection. Ils se substituent également aux grandes salles de réunion classiques pour du travail collaboratif en petit groupe.
Favoriser le renforcement des liens et encourager les échanges informels prend aussi une importance croissante pour les entreprises. Dans ce but, les lieux de travail se dotent de zones de détente et de socialisation. Immense cuisine, salle de jeux ou de sport, sans oublier le salon lounge, font désormais partie du paysage. Les canapés et les fauteuils Check ou Leo de chez Conection, à l’aspect épuré, mais qui traduisent parfaitement les styles industriel et scandinave, agrémenteront ces lieux et apporteront tout le confort nécessaire pour ceux qui veulent décompresser et recharger leurs batteries. Ils pourront également se retrouver pour un lunch ou un « drink » autour de la table CENTRO confortablement installé sur les tabourets ou le banc capitonné de la même gamme.
Des outils complets pour gérer les espaces et les équipements
Et pour gérer aussi bien ces bureaux connectés que les équipements, CoWork.io met à la disposition de l’ensemble des employés un logiciel desktop associé à une application mobile et des objets connectés. Ces outils regroupent une large palette de fonctionnalités accessibles en ligne : centralisation de la réservation des espaces, conciergerie…
Grâce à la technologie, les salariés sont déchargés des contraintes logistiques comme la vérification de la disponibilité des salles pour une réunion et la réservation ou le niveau d’encre d’une imprimante en vue de l’édition de nombreux dossiers, etc. Le but est de leur éviter un stress inutile et permettre de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Le numérique devient un moyen de booster leur créativité et leur productivité.
La formation et l’information, clés d’une transformation réussie
Bien entendu, bouleverser l’environnement de travail des employés, surtout dans un temps très court, est une stratégie vouée à l’échec, qui risque même de remettre en cause la future organisation.
Par ailleurs, certains peuvent redouter la « surveillance » permanente de l’employeur par les dispositifs installés dans les bureaux. La start-up s’engage à déployer une technologie qui n’occasionne aucune gêne pour les collaborateurs, comme des capteurs discrets dans les parties communes pour l’étude des flux de personnes et la cartographie des lieux…
Considérant tous ces possibles freins, une phase de formation et d’information s’avère cruciale pour expliquer les détails et avantages du projet dans leur quotidien, lever les doutes et apaiser les craintes.